Projektleiter Elektrotechnik im Jahr 2022

Umdenken für das Projektmanagement von morgen

Ein Projekt ist gemäß Definition zeitlich begrenzt, verfolgt ein konkretes Ziel und zeichnet sich durch eine gewisse Einmaligkeit sowie Komplexität aus. Es erfordert die Zusammenarbeit von Spezialisten und benötigt eine Projektorganisation mit Projektleitung. Aufgrund der Einmaligkeit, der Komplexität und der temporären Zusammensetzung des Projektteams besitzen Projekte von ihrer Natur aus eine hohe Wahrscheinlichkeit des Scheiterns.

Projektleiter hat Risiken, Ressourcen, Qualität & Zeit im Blick

Studien weisen aus, dass bei 30% bis 50% der Projekte die definierten Projektziele nicht erreicht werden. Daher hat die Projektleitung insbesondere die Aufgabe, das projektspezifische Risiko zu begrenzen, Ressourcen sinnvoll einzusetzen, die Qualität zu sichern und den Zeitrahmen einzuhalten.

Projekte in der Bauwirtschaft sind traditionell eher durch ein klassisches Projektmanagement geprägt: Die Projektvorgaben werden zu Beginn des Projektes definiert. Das gesamte Projektteam setzt die fixierte Aufgabenstellung unter Berücksichtigung der Hauptziele Qualität, Kosten und Zeit um. Das trifft soweit auch auf die Gewerke der Elektrotechnik zu.v

Aufgrund der kürzeren Betriebszyklusdauer der elektrotechnischen Ausrüstung gegenüber Bauwerken oder Maschinenausrüstungen werden in zunehmender Anzahl Projekte mit dem Schwerpunkt „Modernisierung der gesamten elektrotechnischen Ausrüstung“ durchgeführt.

Gesamtprojektleitung liegt zunehmend im Fachbereich Elektrotechnik

Die Gesamtprojektleitung liegt hier nicht mehr zwingend in der Verantwortung der Architekten / Objektplaner, sondern immer häufiger im Fachbereich Elektrotechnik. Diese Projekte zeichnen sich durch einen hohen Grad an interdisziplinären Problemstellungen aus, die die Zusammenarbeit unterschiedlichster Fachdisziplinen erforderlich machen.

Mit steigender Komplexität verändern sich im gleichen Maße die Anforderungen an das Projektmanagement. Prozessanforderungen, Sachanforderungen und der Faktor Mensch ist durch den Projektleiter Elektrotechnik zu managen. Das klassische Projektmanagement wird um Aspekte des agilen Projektmanagement erweitert.

Neue Anforderungskriterien an die Projektleitung

Hieraus ergeben sich Anforderungskriterien an Projektleiter, die mehr in den Bereich der sog. Soft-Skills fallen. Ergänzende Schulungsmaßnahmen für die Projektleiter sind notwendig, um die vielschichtigen Führungsaufgaben dieses Jobs ganzheitlich erfolgreich bewältigen zu können.

Zur wirtschaftlichen und erfolgreichen Abwicklung brauchen die Projekte eine Führung, die sich der ganzheitlichen Verantwortung bewusst ist. Die Auswahl des Projektleiters in der Elektrotechnik orientiert sich zukünftig an seiner Führungskompetenz und nicht mehr am Expertenwissen.

1. Elektrotechnik: Projektpraxis der letzten Jahrzehnte bis heute
2. Elektroplanung geht heute anders: Cloud-basiertes Projektmanagement
3. Softskills von Projektleitern Elektrotechnik
4. Kompakt: Projektleiter Elektrotechnik der Zukunft

1. Elektrotechnik: Projektpraxis der letzten Jahrzehnte bis heute

Bei Projekten in der Bauwirtschaft werden – insbesondere bei öffentlichen Aufträgen – häufig die Vertragsleistungen der HOAI als Leitfaden genutzt, um die Aufgaben des Projektteams zu definieren und sequentiell abzuarbeiten. Die Abwicklung ist durch synchrones Arbeiten, Teilnahme an Präsenz-Meetings, konstanten Projektteams und meistens erfahrenen Projektleitern geprägt.

Die eingesetzten Softwareprodukte entsprechen den aktuellen Releases der verbreiteten Standardprogramme, die Daten wurden überwiegend auf lokalen Datenservern gehalten. Die Kommunikation erfolgt direkt oder über Mail-Server. Bei größeren Projekten kommen evtl. Dokumentenmanagementsysteme zum Einsatz. Projektlaufzeiten von mehreren Jahren sind eher Standard. Notwendige Anpassungen im Projekt führen in der Regel zu Bauzeitverlängerung und auch zu höheren Baukosten.

Praxis von Projektleitern in der Bauwirtschaft wie vor 40 Jahren

Bei der Betrachtung des Zeitraums von fast 40 Jahren hat sich im Bauwesen die Art und Weise ein Projekt zu leiten nur sehr wenig verändert.

Das zeigt sich z.B. an den traditionell wöchentlichen Baubesprechungen, in denen der Architekt oder Projektsteuerer das Protokoll zur letzten Baubesprechung und die To-do-Listen in großer Runde mit allen Gewerken durchspricht, stundenlang und wöchentlich wiederkehrend. Die Ergebnisse für z.B. einen Projektleiter Elektrotechnik oder die einzelnen Gewerke sind in der Regel sehr überschaubar.

Projektstörungen, mangelhafte Kommunikation und Projektverzüge erfordern Leidensfähigkeit

Bei Projektstörungen wird entsprechend der Interessenlage der Projektbeteiligten häufig taktiert. Auch wenn scheinbar ein großes Projektteam mit demselben Projektziel zusammensitzt, hat man den Eindruck, dass einzelne Gruppen verschiedenen Richtungen verfolgen.

Die Suche nach dem Schuldigen ist eine übliche zeitaufreibende Beschäftigung und bringt das Projekt keinen Meter vorwärts. Die Kommunikation im Projektteam verschlechtert sich im weiteren Projektverlauf zunehmend.

Die mangelhafte Art und Weise der Kommunikation in einem heterogenen Projektteam hat einen erheblichen negativen Einfluss auf den Projekterfolg. Gleichermaßen ist der fehlende lösungsorientierte Umgang mit Projektänderungen ein wesentlicher Faktor, warum Projekte nicht erfolgreich zu Ende geführt werden.

Erschwerend kommt hinzu, dass die elektrotechnischen Gewerke aufgrund der erforderlichen Vorleistungen erst kurz vor der Übergabe des Bauwerks installiert und in Betrieb genommen werden können. Der Spruch “den letzten beißen die Hunde” hat hier leider einen hohen Wahrheitsgehalt. Sämtliche Projektverzüge oder nicht erbrachte Vorleistungen wirken sich “1-zu-1” auf die Fertigstellung der elektrotechnischen Gewerke aus.

„Für den Projektleiter Elektrotechnik bedeutet das, dass er ein hohes Maß an Leidensfähigkeit mitbringen muss.” — Thomas Scheiermann

2. Elektroplanung geht heute anders: Cloud-basiertes Projektmanagement

In den letzten 2 bis 3 Jahren haben sich verschiedene Aspekte in der Projektabwicklung bei uns dynamisch verändert.

 

Dazu gehören u.a.:

 

• Steigende Anzahl an Projekten mit dem Schwerpunkt im Gewerk Elektrotechnik
• Projekte mit hohen Investitionsvolumen (KG 200–700) von über 50 Mio. EUR und Teilprojekten für das Gewerk Elektrotechnik
• Große Projektteams mit mehr als 50 internen und externen Projektmitarbeitern, verteilt auf mehrere Büros mit Standorten in ganz Deutschland
• Erfordernis einer hohen Eigenverantwortung der Mitarbeiter und Eigenständigkeit der Teams
• Steigende Anforderungen an gewerkeübergreifende durchgängige Planung, z.B. 3-D-Modelle, BIM
• Mangel an Fachfirmen / Ausrüstern zur Umsetzung der Maßnahmen, dadurch dynamisch entwickelnde Baupreise mit Steigerungsraten von über 20 % pro Jahr
• Es ergeben sich im Projekt häufiger wesentliche Änderungen aufgrund sich verändernder äußerer Einflüsse (z.B. Fördertöpfe sind erschöpft)

On top: Einfluss von “Corona” auf den Projektleiter Elektrotechnik

Mit Beginn der „Corona-Zeit“ im 2. Quartal 2020 haben sich sprunghaft weitere Auswirkungen auf die Zusammenarbeit in den großen Projektteams ergeben. Online-Meetings, Home-Office, familiäre Flexibilität und/oder Reduzierung der direkten Kontakte erzeugten eine beispiellos rasante Anpassung der Arbeitsabläufe in den diversen Jobs.

Wie wurde auf die Veränderung reagiert? Einhergehend mit der Notwendigkeit auf Präsenzmeetings und Flurgespräche zu verzichten, wurden Möglichkeiten des „asynchronen“ Arbeitens geschaffen.

Das klassische Projektmanagement bzw. die klassische Umsetzung der Projektleitung werden den veränderten Anforderungen an die Bauprojekte nicht mehr ausreichend gerecht. Die Anpassung erfolgt dabei in Anlehnung an das agile Projektmanagement, das z.B. im IT-Bereich aufgrund des dynamischeren Projektgeschehens schon länger Standard ist.

Ein komplett agiles Projektmanagement ist in der Bauwesen nicht möglich (u.a. aufgrund der Auftraggeber-Kunden-Situation) und auch nicht erforderlich. Dennoch ist es sinnvoll, agile Elemente zu verwenden.

Agiler werden oder “Umdenken im Kopf!”

Der Weg vom klassischen Projektmanagement hin zum “teil-agilen” bzw. hybriden Projektmanagement erfordert nicht nur unternehmensweite Veränderungen in der Ablaufstruktur, sondern vor allem ein Umdenken in den Köpfen: beim Kunden, bei der Geschäftsführung, bei den internen und externen Projektteams und natürlich auch beim Projektleiter Elektrotechnik.

Für die “neue” Projektabwicklung sind dabei praxistaugliche Ideen und Definitionen für verschiedenste Aspekte zu entwickeln:

• Was sind die neuen Funktionen eines Projektleiters E-Technik?
• Was braucht der Projektleiter an “Werkzeugen”, um ein Projekt mit dezentraler Teamstruktur zu leiten?
• Welche Unterstützung benötigen Projektmitarbeiter, um ihre Aufgaben entsprechend der Zielvorgaben umzusetzen?
• Was ist eine umsetzbare Teilaufgabe in einem Projekt?
• Wie und wann soll der Austausch im Projektteam und mit dem Kunden erfolgen?
• Wie kann asynchrones Arbeiten effektiv funktionieren?
• Wie erfolgt eine angemesse Dokumentation der Arbeitsabläufe und Ergebnisse?

Richtiges Mindset und moderne Software: Die perfekte Kombination für Projektteams

Nach der inhaltlichen Bewertung der Fragestellungen ist schnell klar, dass die Projektteams u.a. mit modernen Software-Tools unterstützt werden müssen, um eine erfolgreiche Projektabwicklung unter den neuen Herausforderungen gewährleisten zu können. Der Einsatz einer cloudbasierten Projektmanagement-Software ermöglicht eine umfassende Unterstützung der Projektabwicklung.

Die Möglichkeiten sind vielfältig und individuell an die Projektabläufe anzupassen. Wichtigster Erfolgsfaktor ist hier das Mindset und die Kompetenz des Projektteams, die Möglichkeiten und Funktionen der Software zu erfassen und richtig einzusetzen, sodass echte Mehrwerte entstehen.

Mit cloudbasiertem Projektmanagement geänderte Anforderungen sicher beherrschen

Das cloudbasierte Projektmanagement unterstützt den Projektleiter Elektrotechnik und andere Führungskräfte, die geänderten Anforderungen aus der Projektwelt sicher zu beherrschen. Durch die “globale” Verfügbarkeit der Informationen über den aktuellen Projektstand und die anliegenden Aufgaben ist asynchrones und dezentrales Arbeiten im Projektteam und mit den externen Projektbeteiligten überhaupt erst möglich.

• Die Ressourcenplanung ist über die transparente Darstellung der wirklichen Auslastung der nächsten Woche faktenbasiert und damit zielgerichtet umsetzbar.
• Störungen im Projektablauf können zeitnah erkannt und aktiv als Team gelöst werden. Je schneller und stringenter bei auftretenden Problemen gehandelt wird, umso geringer ist der damit Reklamationsaufwand. Der Kunde sieht gleichzeitig einen verantwortlich handelnden Partner an seiner Seite.
• Die Geschäftsleitung ist in der Lage, sich schnell einen aktuellen Überblick über sämtliche Projekte zu verschaffen, um geeignete Unterstützung zu koordinieren oder wirtschaftlich relevante Entscheidungen auf einer aktuellen Informationsbasis treffen zu können.

Anhand dieser Auflistung und Beschreibungen wird deutlich, dass der Umstieg vom klassischen zum cloudbasierten Projektmanagement keine triviale Aufgabe ist, sondern intern einen organisationsweiten Change-Management-Prozess erfordert.

3. Softskills für Projektleiter Elektrotechnik

Ein Scheitern der Projekte liegt so gut wie nie an unbeherrschbaren technologischen Risiken. Die Ursachen sind fast immer im Bereich der Führung zu suchen. Der Erfolg eines Projektes steht und fällt mit der Qualifikation und der Leistungsfähigkeit des Projektleiters.

Früher wurden die Fachexperten der Elektrotechnik eingesetzt, um vorrangig die technischen Aufgabenstellungen zu lösen. Die Projektleiter von heute hingegen tragen die Ergebnis- und Gesamtverantwortung für das gesamte Projektteam.

Hieraus ergeben sich Anforderungskriterien an den Job des Projektleiters Elektrotechnik, die mehr in den Bereich der Soft-Skills fallen

Anforderungen an die Projektleitung

• Verständlich und effizient instruieren/kommunizieren
• Unter Zeitdruck den Überblick behalten
• Stress-Stabilität
• Führungsfähigkeit (der kooperative Durchsetzer)
• Auswirkung einer Entscheidung überschauen
• Hartnäckigkeit in der Zielverfolgung
• Team-Orientierung
• Sicheres Erfassen logischer Zusammenhänge
• Gute Selbstreflexion der eigenen Fähigkeiten
• Mit Autoritäten souverän umgehen
• Zügiges Verarbeiten komplexer Informationen
• Sachkenntnis

Zur Sicherstellung der erfolgreichen Abwicklung elektrotechnischer Projekte liegt es in der Verantwortung der Führungsebene, den Projektleiter Elektrotechnik nach den genannten Kriterien auszuwählen. Die Besetzung des Jobs nach dem Prinzip Wer ist rein fachlich der beste Experte? oder Wer hat gerade Zeit? wird der Anforderung nicht gerecht.

Ergänzende Schulungen für Projektleiter

Erfahrungsgemäß sind Projektleiter in Bezug auf die fachlichen/technischen Aufgaben und das klassische Projektmanagement gut vorbereitet. Ergänzende Schulungsmaßnahmen sind notwendig, damit die Projektleiter in die Lage versetzt werden, die vielschichtigen Führungsaufgaben ganzheitlich erfolgreich bewältigen zu können.

• Schulungsinhalte für Projektleiter:
• Kommunikation
• teil-agile Teamführung
• Konfliktmanagement
• Persönlichkeitsprofile
• Teamentwicklung
• Change Management
• Selbst- und Zeitmanagement
• Präsentation (Präsenz und online)
• Leitung von Meetings (Präsenz und online)

Was sind Ihre Erfahrungen als Projektleiter?
Ich freue mich auf Ihr Feedback und einen persönlichen Austausch mit Ihnen.